Esta guía ha sido elaborada por la Agencia con la participación tanto del Ministerio del Trabajo y Economía Social como de la patronal y organizaciones sindicales.
La aplicación del Reglamento General de Protección y la Ley Orgánica de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) ha supuesto una serie de cambios tanto en lo relativo a los derechos de las personas trabajadoras como en la recogida y el uso de sus datos por parte de los empresarios.
Asimismo, la guía también aborda temas que se plantean cada vez con mayor frecuencia, como la consulta por parte del empleador de las redes sociales de la persona trabajadora, los sistemas internos de denuncias (whistleblowing), el registro de la jornada laboral, la protección de los datos de las víctimas de acoso en el trabajo o de las mujeres supervivientes a la violencia de género o el uso de la tecnología wearable como elemento de control.
El documento comienza recogiendo las bases que legitiman el tratamiento de datos personales, la información que es necesario facilitar y los derechos de protección de datos aplicados al entorno laboral.
Aborda también el principio de minimización, ya que la ejecución del contrato de trabajo no implica que el empleador pueda conocer cualquier tipo de dato personal de las personas trabajadoras.
Además de los deberes de secreto y seguridad (que los datos personales sólo sean conocidos por el afectado y por aquellos usuarios de la organización con competencias para usar, consultar o modificar esos datos), el documento también recoge los límites al tratamiento de datos en los procesos de selección y contratación de personal.
Redes sociales y selección de personal
Las personas no están obligadas a permitir que el empleador indague en sus perfiles de redes sociales, ni durante el proceso de selección ni durante la ejecución del contrato.
Aunque el perfil en las redes sociales de una persona candidata a un empleo sea de acceso público, el empleador no puede efectuar un tratamiento de los datos obtenidos por esa vía si no cuenta para ello con una base jurídica válida y para ello será necesario informar de ello a la persona trabajadora y demostrar que dicho tratamiento es necesario y pertinente para desempeñar el trabajo.
Por otro lado, la Agencia aclara que la empresa no está legitimada para solicitar ‘amistad’ a las personas candidatas para que éstas proporcionen acceso a los contenidos de sus perfiles.
Whistleblowing
En cuanto a los sistemas internos de denuncias o whistleblowing, la Agencia considera que la información tanto a los denunciantes como a los potenciales denunciados reviste un carácter primordial.
La LOPDGDD admite sistemas de denuncias anónimas y, en caso de que la denuncia no sea anónima, la confidencialidad de la información del denunciante debe quedar a salvo y no debe facilitarse su identificación al denunciado.
Además, el personal con funciones de gestión y control de recursos humanos sólo podrá acceder a dichos datos en caso de procedimientos disciplinarios, sin perjuicio de la notificación a la autoridad competente de hechos constitutivos de ilícito penal o administrativo.
Registro de jornada
En lo referente al registro de jornada obligatorio, la Agencia recomienda que se adopte el sistema menos invasivo posible y este no puede ser de acceso público ni estar situado en un lugar visible.
Asimismo, los datos de ese registro no pueden utilizarse para finalidades distintas al control de la jornada de trabajo, como comprobar la ubicación. Es el ejemplo de una persona trabajadora itinerante cuyo registro de jornada se realiza por geolocalización.
La finalidad ese registro es comprobar cuándo comienza y finaliza su tiempo de trabajo pero no verificar dónde se encuentra en cada momento, ya que el tratamiento de datos de geolocalización requiere de una base jurídica específica.
Algoritmos e IA
La guía también incorpora una novedad relevante sobre el derecho del comité de empresa a ser informado por la empresa de los parámetros en los que se basan los algoritmos o sistemas de inteligencia artificial, incluida la elaboración de perfiles, que pueden incidir en las condiciones, el acceso y mantenimiento del empleo.
Esta novedad, aprobada en el reciente RD-ley 9/2021, que modifica el Estatuto de los Trabajadores, constituye un precedente de transparencia adicional a las garantías de la normativa de protección de datos.
Ayudas
Otro de los aspectos que aborda el documento es la difusión de las ayudas concedidas por acción social, especificando que las empresas no pueden publicar el listado de ayudas adjudicadas y denegadas en una página web de libre acceso, o en un tablón de anuncios situado en una zona abierta al público.
En el caso de que las ayudas se vinculen con categorías especiales de datos (por ejemplo, ayudas por hijos con discapacidad) la publicidad de la concesión de la ayuda no ha de permitir la identificación del afectado.
La guía ‘Protección de datos y relaciones laborales’ también aborda la protección de la privacidad de las víctimas de acoso en el trabajo y de las mujeres supervivientes a la violencia de género y determina que sus datos personales y en particular su identidad, tienen, con carácter general, la consideración de categorías especiales de datos personales y, en todo caso, son datos sensibles que exigen una protección reforzada.
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