Desde el 1 de septiembre de 2026, las notificaciones relacionadas con prestaciones de incapacidades laborales y bajas médicas serán electrónicas.
Ya es oficial en el BOE: la Seguridad Social modifica el sistema de notificaciones para trabajadores de baja
Encontrarse de baja laboral en España supone tener que estar atentos a las notificaciones y cartas que la Seguridad Social envía para que no se pase el plazo y puedas acudir a las citas o puedas resolver las incidencias que surjan. Pero a partir del 1 de septiembre de 2026, aquellos trabajadores que estén de baja médica por incapacidad temporal, así como quienes soliciten o perciban determinadas prestaciones relacionadas con incapacidades laborales, tendrán que adaptarse a un cambio importante.
La Seguridad Social ha aprobado una nueva normativa que amplía la obligación de recibir comunicaciones por vía electrónica en procedimientos de incapacidad temporal, incapacidad permanente y lesiones permanentes no incapacitantes. La medida supone que miles de personas dejarán de depender exclusivamente de las cartas enviadas por correo postal y deberán revisar periódicamente los canales telemáticos habilitados por la Administración para conocer citaciones, requerimientos, resoluciones y otras comunicaciones oficiales.
¿Qué cambia exactamente a partir del 1 de septiembre?
Este cambio, recogido en la Orden ISM/541/2026, implica que determinadas personas que soliciten o cobren prestaciones relacionadas con incapacidad temporal, incapacidad permanente o lesiones permanentes no incapacitantes pasarán a estar incluidas en el sistema de notificaciones electrónicas obligatorias de la Seguridad Social.
Hasta ahora, muchas de estas comunicaciones se remitían principalmente por correo postal. Pero a partir de septiembre, resoluciones, requerimientos, citaciones médicas y otros actos administrativos podrán ponerse a disposición del interesado a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS) y otros sistemas habilitados para la recepción electrónica de notificaciones. Esto significa que el trabajador ya no podrá confiar únicamente en recibir una carta en su domicilio para conocer una decisión importante relacionada con su baja médica. Será necesario consultar regularmente los canales electrónicos para evitar que una notificación pase desapercibida.
¿Por qué la Seguridad Social introduce este cambio?
Los datos manejados por mutuas y organizaciones empresariales reflejan un aumento tanto del número de bajas médicas como de su duración media. Según cifras difundidas recientemente, los costes asociados a las incapacidades temporales continúan creciendo y representan uno de los principales retos para el sistema de protección social y para las empresas. Este es uno de los motivos por los que la Seguridad Social considera que la digitalización de las comunicaciones puede contribuir a mejorar la eficiencia administrativa. Entre otras ventajas, permite que las resoluciones lleguen de forma inmediata al interesado, evita incidencias derivadas del reparto postal y reduce los costes asociados a la gestión documental tradicional.
Además, existen situaciones en las que los retrasos en la recepción de determinadas resoluciones pueden tener consecuencias económicas. Por ejemplo, cuando se dicta un alta médica o se deniega una incapacidad permanente, la demora en la notificación puede provocar que se sigan abonando prestaciones durante un tiempo en el que ya no existe el derecho correspondiente. La Administración entiende que la vía electrónica ayuda a minimizar este tipo de situaciones.
¿Qué trámite tendrán que realizar los trabajadores?
El nuevo cambio no implica que los trabajadores deban presentar una nueva solicitud de baja médica ni realizar un procedimiento complejo. Sin embargo, sí han de asegurarse de poder acceder a los sistemas electrónicos de la Seguridad Social y revisar periódicamente las notificaciones que se les remitan.
Eso implica que será necesario disponer de un certificado digital, DNI electrónico o sistema Cl@ve para acceder a la sede electrónica de la Seguridad Social. En caso de no disponer de ellos, tendrán que obtenerlo para poder visualizar las notificaciones. Además, en muchos casos, la Seguridad Social, al igual que otras administraciones públicas, suele enviar correos electrónicos notificando la existencia de una notificación, con lo que no hay que estar introduciéndose a diario en la plataforma para ver si hay avisos.
De hecho, si una persona no accede a la notificación dentro de los plazos previstos, podría perder oportunidades para presentar alegaciones o impugnar determinadas decisiones administrativas.
Para algunos trabajadores, especialmente aquellos acostumbrados a realizar gestiones digitales, el cambio apenas supondrá una adaptación menor. Sin embargo, para personas con menos familiaridad tecnológica, puede representar una obligación adicional que exigirá prestar más atención a los canales electrónicos de comunicación con la Administración.
Por su parte, los procedimientos de baja, confirmación y alta médica continúan regulados por la normativa vigente y siguen dependiendo de los servicios médicos competentes, del INSS y, en determinados supuestos, de las mutuas colaboradoras con la Seguridad Social. Tampoco cambian los requisitos para acceder a una prestación por incapacidad temporal ni los porcentajes de prestación económica que corresponden según el origen de la contingencia. Todo ello sigue como hasta ahora; lo único es que las notificaciones ya no serán a través de una carta.
