10 PREGUNTAS SOBRE EL REGISTRO DIARIO DE JORNADA

El registro de jornada (y otras cuestiones afines como la realización de horas extras) ha saltado estos días al foco mediático por la inspección de Trabajo realizada en las “big four”. La obligación de realizar el registro diario de jornada se establece en el art. 34.9 del ET, a lo que hay que sumar la sentencia del TJUE sobre los requisitos de “objetividad” y “fiabilidad”. A pesar de que la obligación entró en vigor en mayo de 2019, son muchas las dudas y conflictos en torno al registro de jornada.

 

 

1.-¿Qué supone para la empresa la obligación del registro diario de la jornada?

La empresa está obligada a registrar diariamente la jornada de trabajo de todos los empleados. Ese registro, según establece expresamente la normativa, debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada empleado. Además, la empresa deberá conservar los registros durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

 

La Inspección de Trabajo (Criterio Técnico 101/2019 sobre actuación de la Inspección en materia de registro de jornada) ha dejado claro que el registro tiene que ser diario, no siendo aceptable la exhibición del horario general de aplicación en la empresa, el calendario laboral o los cuadrantes horarios elaborados para determinados periodos. Asimismo, hay que consultar el convenio colectivo de aplicación en la empresa por si dispone algo al respecto.

 

A esto se suma que el registro de jornada tiene que cumplir los requisitos de “fiabilidad” y “objetividad” conforme a la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) de 14 de mayo de 2019.

 

2.-¿Cómo hay que efectuar el fichaje? ¿Lo elige la empresa?

A salvo de lo que establezca el convenio colectivo o pacto con los representantes de los trabajadores, la potestad de elegir el sistema de fichaje recae en la empresa (ahora bien, con matices desde la óptica de los tribunales de lo Social y desde la óptica de la protección de datos).

 

En principio, el registro en papel es lícito (cuestión distinta es si es recomendable y sopesar los riesgos que conlleva). En este sentido, la Audiencia Nacional se ha pronunciado expresamente sobre el fichaje en papel en dos pronunciamientos:

 

  • Licitud del registro en papel.  En principio, es lícito el registro en papel firmado por los empleados (modelo autodeclarativo de los trabajadores) (SAN 9.12.20)
  • Complementos de toma y deje(ilicitud del fichaje en papel). Más recientemente, la AN ha estimado en parte la demanda de un sindicato sobre el registro en papel en el caso de un complemento determinado al entender que no se cumplen los requisitos de fiabilidad y objetividad. En el caso concreto enjuiciado, la empresa sólo dispone de una hoja en papel donde el empleado firma cuando toma el servicio (complemento de toma y deje), con los inconvenientes que ello supone para que dicha información pueda luego ser puesta a su disposición y de la RLT e ITSS (SAN de 15.02.22).

 

En definitiva, es cierto que la norma no establece en ningún caso que no pueda hacerse en papel, pero no es recomendable este sistema. Hay un mayor riesgo de incumplimiento, complica la conservación de los registros durante cuatro años y es más difícil poder probar, llegado el caso (tribunales y/o inspección) el cumplimiento de los requisitos fijados por el TJUE de «objetividad» y «fiabilidad».

 

3.-¿Se puede realizar el registro de jornada mediante datos biométricos?

Algunas empresas utilizan o barajan utilizar sistemas como reconocimiento facial o huella dactilar. Desde el punto de vista laboral, se cumpliría sobradamente con los requisitos de objetividad y fiabilidad (no cabe por ejemplo suplantación ni falsear los datos sobre presencia del empleado en la oficina).

Ahora bien, desde el punto de vista de la protección de datos, no es tan sencillo optar por este sistema.

 

La Resolución PS/00052/2021, de 21 de enero de 2022, de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) pone el foco en el registro diario de jornada mediante sistemas de control basados en datos biométricos, fijando unos requisitos de obligado cumplimiento que en la práctica hacen difícil optar por este sistema.

 

Lo primero que debe hacer la empresa para poder implantar un sistema de registro basado en datos biométricos es plantearse una cuestión de proporcionalidad:  los datos biométricos solo pueden utilizarse si son adecuados, pertinentes y no excesivos. Por tanto, hay que realizar una evaluación estricta de la necesidad y la proporcionalidad de los datos tratados y de si la finalidad prevista podría alcanzarse de manera menos intrusiva (p.e. mediante tarjetas de fichaje, app informática de control horario…).

 

Existiendo un primer resultado positivo y que justifique, en términos de proporcionalidad, la ausencia de otras formas de alcanzar el resultado con un menor impacto en la privacidad se deberá cumplir con la obligación de realizar, previamente al tratamiento, una evaluación del impacto sobre el tratamiento (EIPD) de registro de jornada horaria.

 

4.-¿Pueden utilizarse diferentes sistemas de fichaje en la misma empresa?

A salvo de pacto o convenio, es posible utilizar diferentes sistemas de fichaje (por ejemplo, a través de una app o programa informático de control horario en el caso de empleados con ordenador y/o móvil corporativo y mediante una tarjeta de fichar para empleados que no tengan medios corporativos); establecer un sistema diferente en función de puestos / departamentos…

 

Ahora bien, aquí hay que valorar el hecho de que pueda complicarse tanto la gestión de los fichajes como el requisito de la conservación durante cuatro años como, llegado el caso de una Inspección, tener que acreditar por qué la empresa está utilizando diferentes sistemas de registro de jornada.

 

5.-¿Se puede obligar a fichar desde un móvil personal?

No. El trabajador no está obligado a descargarse una app en su móvil personal y además los tribunales han dejado claro que en virtud del principio de ajenidad de los medios en el trabajo por cuenta ajena, si un trabajador necesita x medio para trabajar (por ejemplo, un móvil), la empresa tiene obligación de proporcionárselo. Por tanto, si no hay móviles corporativos, hay que optar por otro sistema de fichaje (por ejemplo, a través del ordenador mediante un programa informático o a través de una tarjeta de fichar si el empleado no tiene ni mail ni móvil corporativo).

 

6.-¿Hay que fichar si el empleado está en teletrabajo?

El registro diario de jornada es obligatorio tanto en presencial como en teletrabajo o en modelos híbridos (art. 34.9 del ET y art. 14 de la Ley 10/2021 de trabajo a distancia).

 

7.-Si en la empresa hay implantado un sistema de dirección por objetivos que mida resultados y no tiempo de presencia, ¿puede obviarse el fichaje?

No. El hecho de tener un sistema de Dirección por Objetivos (DPO) y aunque su esencia desde el plano de dirección estratégica de personas sea la de “medir resultados y no tiempo de presencia” no exime del cumplimiento de la obligación de realizar el registro diario de las horas extras.

Sea cual sea el sistema de trabajo y organización, el tipo de puestos o perfiles, es obligatorio el registro diario de jornada.

 

8.-¿Cómo tiene que actuar la empresa si un trabajador no ficha o se le olvida fichar?

La empresa tiene la obligación de realizar el registro diario de todos los trabajadores. Por tanto, si hay empleados que no fichan o se les olvida fichar, es aconsejable que la empresa envíe un recordatorio general de la política de fichajes y el modo de hacerlo a toda la plantilla (así como recordatorios periódicos por escrito, o colgarlos en la internet, enviarlos por mail… para que quede constancia).

Además, si hay algún empleado concreto que persiste en su actitud de no fichar o no hacerlo de la manera adecuada y conforme a la política establecida en la compañía, puede realizarse una amonestación (por escrito para que quede constancia) y advertirle que si sigue incumpliendo su obligación de registrar su jornada diaria, la empresa podrá sancionarle.

 

9.-¿Se puede utilizar el registro de jornada para sancionar a los trabajadores?

Sí. El registro de jornada es una obligación para la empresa pero  opera para las dos partes, lo que significa que la empresa también puede utilizarlo para sancionar incumplimientos, llegando incluso al despido disciplinario.

 

Ya tenemos diversas sentencias al respecto (sanciones, incumplimientos, descuentos en nómina…):

  • Descontar los retrasos en nómina. El Tribunal Supremo ha sentenciado expresamente que cabe descontar directamente de las nóminas mensuales de los trabajadores los retrasos en el fichaje de entrada. Entiende el TS que no constituye una multa de haber (sent. del TS de 27 de mayo de 2021; caso alusivo al sector de contact center).
  • Despido en teletrabajo por falsear el fichaje. Se ha declarado procedente el despido disciplinario de un trabajador que estando en teletrabajo fichaba horas cuando en realidad no estaba trabajando (prueba de detectives; trasgresión de la buena fe contractual y abuso de confianza) (STSJ de Madrid de 18 de julio de 2022).
  • Despido de trabajador(sector limpieza) por falsear los cuadrantes horarios. Sentencia del TSJ de Madrid de 22 de septiembre de 2022. Despido procedente (consignar horarios falseados, fichando horas de trabajo que en realidad no hacía. Prueba de detectives).

 

Ahora bien, en lo que respecta a sancionar por ejemplo retrasos o inasistencias, hay que tener en cuenta que no caben los despidos sorpresivos. Si no se ha sancionado previamente al trabajador por sus retrasos / faltas de asistencia, no cabe luego despedir disciplinariamente (hay que realizar advertencias previas). STJS de Asturias de 28 de julio de 2022 (176 faltas de puntualidad. Despido improcedente al tratarse de un «despido sorpresivo»)

 

Por otro lado, si el sistema de fichaje no es fiable o tiene errores y la empresa despide a un trabajador por incumplimientos en el horario, el despido será improcedente.

Además, no cabe alegar como causa de despido el hecho de que el trabajador no ponga en conocimiento de la empresa los errores del sistema, ya que es la empresa la responsable de asegurar que el sistema es fiable y funciona correctamente (sentencia del TSJ de Madrid de 12 de julio de 2019).

 

10.-¿Cuál es la sanción por no tener el registro diario de jornada?

La trasgresión de las normas y los límites en materia de registro de jornada (y en general, del tiempo de trabajo) se considera como infracción grave (art. 7.5 de la LISOS),  sancionable con multa, en su grado mínimo, de 751 a 1.500 euros, en su grado medio de 1.501 a 3.750 euros; y en su grado máximo de 3.751 a 7.500 euros (la graduación depende de diversos factores como el número de empleados afectados).

 

Pero además, hay otras consecuencias que pueden llevar aparejado el hecho no tener registro de jornada (o tenerlo falseado). El más destacado es que si se considera que se han hecho horas extras no abonadas ni compensadas con descansos, se impondrá sanción, además del abono efectivo de dichas horas abono con carácter retroactivo con su recargo correspondiente de las cotizaciones no ingresadas. Y a esto se le suma a que si una empresa es sancionada por infracción muy grave en materia laboral o social (LISOS) no podrá contratar con las Administraciones (art. 71.b de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público).

 

Y al margen de la parte laboral, también hay que calibrar el impacto negativo en la imagen y en la reputación corporativa que tiene para una empresa el hecho de haber sido sancionada por incumplimiento de la normativa laboral y la posibilidad de que los hechos en cuestión “salten” a las redes sociales.

 

Fuente. Economist & Jurist

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