Los derechos de acceso y a obtener una copia de los datos de un trabajador que consten en poder de la empresa en la que trabaja, o trabajaba, forman parte de la esencia del derecho fundamental de protección de datos de carácter personal, ya que se protege que la persona empleada siga teniendo el control de la información existente sobre sí mismo.
Los trabajadores a veces precisan de acceso a su archivo personal, por ejemplo, en caso de despido. En otras ocasiones, se trata simplemente de comprobar si los datos son correctos o es preciso su rectificación o borrado. Incluso puede tratarse de un ex trabajador que, tras un tiempo fuera de la empresa, desea ejercer su derecho de acceso, aunque para ello tenga que acreditar su identidad facilitando su antiguo identificador profesional.
Conviene advertir que la norma es clara al respecto y reconoce el derecho de la persona trabajadora a acceder a los datos procesados así como también obtener una copia de los mismos. El párrafo 1 ´del artículo 13 de Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), y el párrafo 3 del artículo 15 RGPD reconoce dos derechos diferentes que, aunque se relacionan con el mismo objeto, los datos personales.
Casi todos los documentos creados, procesados y almacenados por la empresa contienen datos personales y las solicitudes de copia de datos puede causar grandes problemas en la práctica laboral. Hay que aclarar que el derecho de acceso se refiere a los datos personales y no a los documentos, lo que viene a significar que la persona empleada no puede reclamar la comunicación de un documento sobre la base del derecho de acceso. Sin embargo, la empresa no tiene prohibido divulgar documentos si lo considera más práctico.
Por ejemplo, cuando una persona trabajadora desea ejercer su derecho de acceso a los correos electrónicos, el empleador debe proporcionar tanto los metadatos (marca de tiempo, destinatarios, etc.) como el contenido de los correos electrónicos. En esta situación, la comunicación de una copia de los correos electrónicos parece ser la solución más fácil para que la organización satisfaga la solicitud aunque no es obligatoria.
En relación al procedimiento para reclamar los derechos de acceso y copia de los mismos, puede servir de guía el formulario elaborado por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) pero ninguna de las normas mencionadas especifican los plazos máximos de respuesta de la empresa.
Cabe recordar que las empresas pueden negarse a dar respuesta al derecho de acceso de los empleados a sus propios datos. En algunos casos puede ser totalmente legítimo, aunque la empresa deberá justificar su negativa. Igualmente, la empresa no parece estar obligada a responder a las solicitudes de derecho de acceso si se trata de solicitudes manifiestamente infundadas o excesivas, en particular por su carácter repetitivo (por ejemplo, solicitudes múltiples y cercanas en el tiempo a una copia ya proporcionada).
Por otro lado, en ocasiones, los datos ya no se almacenan o se han eliminado por lo que el acceso es imposible. Sería el caso de las grabaciones realizadas por un dispositivo de videovigilancia que normalmente se conservan durante un máximo de 30 días
En lo que respecta a la gratuidad de la copia de los datos, la norma general es que éstos tengan un coste cero para el trabajador pero en determinadas situaciones excepcionales, en particular en caso de solicitud de una copia adicional, es posible que la empresa pueda exigir costes razonables relacionados con la tramitación del expediente
Fuente: El Foro de Labos
